Greinin úr Morgunblaðinu - Lean sem mótvægi við Kulnun og lausn við styttingu vinnudagsins

Þurfum við að hlaupa hraðar?

Lean aðferðir við styttingu vinnuvikunnar

Byggt á reynslu okkar af því að vinna með fyrirtækjum af ólíkum stærðum og gerðum þá er mikið vinnuálag á starfsfólki frekar regla en undantekning. Á síðustu árum hefur orðið vitundarvakning þar sem mikið vinnuálag og áreiti er talin ein af megin ástæðum kulnunar í starfi. Mörg fyrirtæki hafa brugðist við með því að bjóða starfsfólki meðferðarúrræði en sjaldgæfara er að fyrirtæki ráðist í markvissar aðgerðir til að ráðast að rótum vandans. Á sama tíma er krafa í samfélaginu um styttingu vinnuvikunnar og í síðustu kjarasamningum var stigið fyrsta markvissa skrefið í þá átt.

En hvað gerist ef við styttum vinnuvikuna? Bíða þá ekki verkefnin bara næsta dags og hlaðast upp?

Það er til mikils að vinna að vel takist upp því það má leiða að því líkum að það verði framhald á þessari þróun í næstu kjarasamningum. Það er því nauðsynlegt að byrja á réttum fæti og leggja grunninn þannig að hægt verði að stytta vinnuvikuna enn frekar á komandi árum.

Algengt er að starfsfólk hafi fleiri verkefni í gangi en raunhæft er að klára á hefðbundnum vinnudegi. Afleiðingin er oft sú að færri verkefni klárast og starfsmaðurinn upplifir að hann sé með marga bolta á lofti og nái ekki að klára verkefnin. Forgangsröðun og útdeiling verkefna er því lykilatriði, að átta sig á því hvað skiptir mestu máli og hvernig hægt er að nýta starfshópinn betur.  Sveigjanlegur vinnutími hefur auk þess haft þau áhrif að fólk tekur vinnuna með sér heim til að klára daginn og þá bætast oft við nokkrir klukkutímar án þess að það hafi verið ætlunin. Það hefur áhrif á samspil vinnu og einkalífs og er upphafið að vítahring sem fólk lendir í og mörkin verða óskýr.

Breytt vinnuskipulag og innleiðing lean vinnukerfis geta verið gagnlegar leiðir við styttingu vinnuvikunnar. Lean aðferðir eru notaðar til að breyta vinnulagi þannig að teymi, frekar en einstaklingar, geti unnið hraðar og betur úr erindum viðskiptavina með skýr markmið fyrir hvern vinnudag. Dreifing og forgangsröðun daglegra verkefna verður miklu skilvirkari með lean verklagi og styður teymi og deildir við að halda betur utan um sína vinnu og deila upplýsingum. Fókusinn færist þá yfir að hafa frekar færri verkefni í gangi og klára þau hraðar.

Einnig er gagnlegt að skoða fyrirtækið í heild sinni þar sem óskilvirk ferli milli deilda skapa oft óþarfa en um leið ósýnilega vinnu. Hlutverk stjórnanda er þarna mjög mikilvægt til að geta tekið daglega ákvarðanir hvaða verkefni eigi að hafa forgang og hvað megi bíða. Þannig að heiðarlegt „nei“ við verkefni er betra en „falskt“ já við verkefni sem ekki er svigrúm fyrir þá stundina.

Þessa dagana eru mörg fyrirtæki að finna leiðir til að útfæra styttingu vinnuvikunnar og því nauðsynlegt að skoða verklag og dreifingu verkefna í leiðinni. Stytting vinnuvikunnar má ekki verða til þess að auka álag í vinnunni með því að fólk þurfi að hlaupa hraðar. Ávinningurinn þarf að skila sér að fullu og styðja við frekari styttingu vinnuvikunnar og fyrirbyggja kulnun á komandi árum. Því hvetjum við vinnuveitendur til að nota tækifærið og taka skrefið í átt að bættu vinnuskipulag um leið og stytting vinnuvikunnar verður að veruleika.

‍